LAS TÉCNICAS O ESTRATEGIAS DE TRABAJO EN UNA REUNIÓN


CONCEPTO

La técnica o estrategia a emplear en una reunión dependerá de sus variables o elementos: número de miembros, objetivo o finalidad, objeto o tema de la reunión y tiempo disponible.


Principales técnicas
El estudio de documentos
La reunión se basa en un documento que previamente ha sido analizado por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo análisis y debate en común se obtendrán unas conclusiones o decisiones de equipo.


El estudio de casos
El proceso de la reunión se basará en unos datos o hechos, sobre los cuales el equipo reunido debe:
* Estudiar el hecho o los datos e implicación de personas.
* Analizar las causas o motivos.
* Prever las consecuencias.
* Deducir unas conclusiones o tomar una actitud.
* Decidir una estrategia de intervención.
El análisis de anteproyectos
La reunión consistirá en el análisis, debate y toma de postura de un Equipo docente o Claustro ante una propuesta o anteproyecto que uno o varios miembros del equipo o del Claustro proponen al gran grupo.
La discusión guiada
Esta técnica únicamente es aconsejable en reuniones de trabajo de Comisiones de órganos colegiados y en los diferentes Equipos docentes. No es apropiada para reuniones de más de ocho o diez miembros. Es aconsejable para una discusión abierta o poco preparada en la que un grupo de trabajo de Ciclo o Departamento analice un problema o un tema profesional.
Esta técnica no es la más recomendada para la toma de decisiones o para llegar a acuerdos, sobre todo en aspectos importantes y de transcendencia en la organización y funcionamiento del Centro.
Es aconsejable en reuniones de carácter formativo o consultivo-deliberativo.
El torbellino de ideas
Esta técnica es adecuada para recabar información, de una forma poco sistemática, en la reunión de un grupo.
Consiste en pedir a los miembros participantes que expongan de una manera espontánea y sin complejos ideas o breves reflexiones sobre un tema o aspecto de la organización y funcionamiento del Centro. Toda la información recabada de esta manera poco reflexiva y espontánea es posteriormente tratada, analizada y estructurada y se devuelve al grupo en reuniones posteriores.
Mediante esta estrategia se obtiene de una forma creativa y divergente un amplio abanico de formas de pensar o actitudes ante una situación o tema planteado.
Esta técnica tiene la ventaja de que es breve, de poca duración y anima a la participación a todos los componentes de la reunión.
La puesta en común de los grupos de trabajo
Se ha repetido ya varias veces que los grupos de trabajo eficaces son equipos entre cinco y siete personas. Sin embargo, el Consejo Escolar y muchos de nuestros Claustros son superiores en número.
Previamente a las reuniones, es preciso a veces trabajar en Comisiones o Equipos docentes y hacer posteriormente puestas en común, donde los diferentes Equipos o Comisiones comuniquen sus análisis, sus razonamientos, propuestas y alternativas al gran grupo.
Estas reuniones no deben tener un carácter decisorio, sino únicamente de información y de confrontación de ideas o actitudes.
Si fuera necesario tomar decisiones, se haría en una reunión posterior y con una técnica diferente.


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VIDEO TECNICAS DE TRABAJO 





CLASIFICACION DEL GLOSARIO PARLAMENTARIO


Clasificación

ACCIÓN DE INCONSTITUCIONALIDAD.- Es el medio o instrumento legal para asegurar en juicio la subsistencia del Derecho, impedir su desconocimiento y corregir su violación.
ACTA.- Documento que contiene la relación, narración o reseña por escrito de los hechos, deliberaciones y acuerdos que Tienen lugar en el desarrollo de las funciones legislativas.
ACTO LEGISLATIVO.- Facultad de dictar leyes; competencia única del Poder Legislativo.
ACUERDO PARLAMENTARIO.- Convenio o pacto en cierta materia entre grupos parlamentarios tomada en el seno de
ADICIÓN A UNA LA LEY O DECRETO.- Agregar nuevas disposiciones jurídicas a la estructura normativa de las leyes o Decretos existentes o en proceso de elaboración, ya sea en forma de títulos, capítulos, artículos, fracciones, incisos o Párrafos.
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.- Es la acción del gobierno al dictar y aplicar las disposiciones necesarias para el cumplimiento
De las leyes y para la conservación y el fomento de los intereses públicos y al resolver las reclamaciones a que dé lugar Lo mandado.
AGENDA LEGISLATIVA.- Es un documento interno del Congreso que contiene la planeación de la labor legislativa que
Se proyecta realizar en el período constitucional de una legislatura, es la programación por materia y tiempos de los Asuntos a tratar dentro de los periodos ordinarios de sesiones o de receso estableciendo prioridades mediante el Análisis sobre la necesidad de actualización o renovación del marco jurídico vigente. Existen diferentes tipos de Agenda:
Agenda Común.- cuando abarca la planeación de todos los grupos parlamentarios.
Agenda Particular.- cuando contiene temas planteados por un grupo parlamentario.
Agenda General.- si contiene todos los asuntos para el periodo constitucional de la legislatura.
Agenda Parcial-. Si corresponde solo a los asuntos de un periodo ordinario, extraordinario o de receso.
ANTEPROYECTO DE LEY Y DECRETO.- Es la primera relación sucinta de una ley. El anteproyecto presenta la idea Previa en torno ha la cual se desarrolla el proyecto, mismo que antecede al establecimiento de una nueva normatividad.
APERTURA DE PERIODO DE SESIONES DEL CONGRESO.- Acto protocolario por medio del cual, la presidencia del Congreso declara formalmente iniciados los trabajos de un periodo de sesiones.
Junta Directiva.- Es la reunión de pocas personas q elegidas que constituye el organismo que tiene la función de controlar dirigir y planificar sus actividades en una entidad
Asamblea Ordinaria y Extraordinaria.- Es la reunión deliberante de una entidad en la que participan la mayoría de asociados donde debaten diversos asuntos en el orden del día de acuerdo a sus estatutos y reglamentos
Junta Reglamentaria.- Se caracteriza por ser una reunión de trabajo deliberante informativa del acontecer de la entidad, seguida de una actividad social 




CONCEPTO DEL GLOSARIO PARLAMENTARIO


CONCEPTO

Sistema de gobierno que presenta un poder ejecutivo en el que están diferenciadas las figuras de Jefe del Estado (Monarca o Presidente) y Jefe del Gobierno (Primer Ministro, etc.) que es quien dirige el Gabinete o Consejo de Ministros, y es responsable ante el Parlamento de la gestión política ejecutiva. En este sistema, la figura política protagónica es la del Primer Ministro, mientras que el Jefe de Estado queda un poco al margen de los avatares de la política cotidiana y cumple normalmente una función simbólica de los valores permanentes del Estado, en una instancia que está por encima de las banderías políticas. En momentos de crisis, en cambio, suele cobrar mucho relieve político su figura, en cuanto aparece como restaurador del orden político fundamental.










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ELABORACION DE UNA ACTA EN LA EMPRESA


Objetivos
Establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas.
Actas
Documento en que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.


TÍTULO
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
NUMERACIÓN
En las actas de comités internos puede iniciarse la numeración cada año.
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
El encabezado se sitúa a 3 cms. del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por un guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni de la abreviatura (N°).
Ejemplo:
Margen izquierdo Margen derecho
Reunión de Sección – Acta 002
PRESENTACIÓN
  • Las actas se pueden presentar en hojas sueltas con membrete.
  • Se redactan en tiempo pasado.
  • Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
  • El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico, tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
  • La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
Ejemplo:
ACTA 001
Nota: se suprime el símbolo número (#) o la abreviatura (N°)
FECHA
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes y año) separados por coma (,).
Ejemplo:
FECHA: Pereira, 23 de enero de 2009




HORA
Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se anota la hora de inicio y de finalización en formato de 24 horas.
Ejemplo:
HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas
LUGAR
Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se anota el sitio de la reunión.
Ejemplos:
LUGAR: Rectoría
LUGAR: Sala de Maestros 
ASISTENTES
Contra el margen izquierdo a dos interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
Ejemplo en orden jerárquico:
ASISTENTES: Padre Alejandro Vásquez, Rector
Alejandro A. Mesa, Coordinador Académico
Nota: el tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.
Ejemplos de igual jerarquía:
ASISTENTES: Rubén Acosta Z.
Patricia Campos P.
Rosa Restrepo V.
ASISTENTES: Mauricio Álvarez, Jefe de Departamento
Gloria Patricia Álzate, Jefe de Departamento
Soraida Cano Ríos, Jefe de Departamento
Representaciones: en la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una persona lleva la representación de otra.
Ejemplo:
ASISTENTES: Mario Restrepo en representación de
Alberto González, Vocal
INVITADOS
A continuación de la lista de asistentes a dos interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.


AUSENTES
Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra ausentes, si los hay, a dos interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Ejemplo:
AUSENTES: Pedro Páez, Secretario (con justificación)
Javier Suárez, Delegado (sin justificación)
ORDEN DEL DÍA
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe ORDEN DEL DÍA seguido de dos puntos (:). A dos interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.
DESARROLLO
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:).
A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.
El tema puede ser Verificación del quórum, discusión y aprobación del acta anterior. En el tema “Discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue aprobada o se anotan las modificaciones que se presenten.


FIRMA, NOMBRE Y CARGO
El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón hacia la derecha.
Ejemplo:
P. ANDRÉS VALENCIA HENAO JUAN PABLO RESTREPO
Rector Secretario
En caso de varios firmantes (Consejo Directivo), sus nombres se escriben a cuatro interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la última se centra. 





LAS ACTAS Y SUS CARACTERISTICAS


LAS ACTAS

Concepto de Actas

Es un documento elaborado en la mayoría de los casos con fines legales, para testimoniar acuerdos y características del desarrollo de eventos tales como asambleas, reuniones de comités, Juntas, Consejos. Generalmente es realizada por un secretario de actas o alguno de los asistentes determinado para tal fin.


Características:
Para la realización de un acta no se conoce una forma estandarizada de realización. Muchos opinan que quien deba hacerla, debe tener todo un horizonte de libertad para ser creativo, siempre y cuando no incurra en los errores más comunes que son: el exceso de detalles o la omisión de puntos fundamentales, que posteriormente se requieran para constancias o reclamos.















QUE ES LA CARTA DE INVITACION Y COMO REDACTARLA



CARTA DE INVITACIÓN


Cómo Redactar una Carta de Invitación. Textos y Ejemplos de Invitaciones
Distingamos, dentro de este tipo de epístolas, dos facetas primordiales:
- Las que se cursan con fines varios, como pueden ser las dirigidas a clientes y que tienen como misión que visiten nuestra instalación comercial, al final de cuyo acto se agasajará a los distinguidos con un espléndido vino español y que, sinceramente, el fin primordial perseguido, es el de mantener atrapado al cliente. En estos casos el tipo de misiva se conoce con el nombre de "Saluda, epístola ceremoniosa ya impresa.
Las que deseamos que el amigo comparta una alegría como puede ser el nacimiento de un hijo (bautismo) o el casamiento. Sobra comentar que hemos "casi" de forzar al amigo a que asista y dar por sentado que contamos con su agradable y querida presencia.
Establezcamos diferencias con dos ejemplos de la invitación ceremoniosa (saluda) y la de auténtica amistad. 







LA CERTIFICACION Y SUS PARTES



LA CERTIFICACIÓN

La certificación es un documento oficial en la cual se confirma alguna información. Su contenido sirve como prueba en casos judiciales o de investigación. Es un documento escrito a través del cual se expresa hechos, méritos o derechos de alguien, por conocimiento pleno de quien certifica. Está vinculada estrictamente a la ética profesional y personal.
Este documento puede denominarlo certificación o certificado. Cabe indicar que esta comunicación no lleva saludo ni despedida.
Clases
La certificación se clasifica tomando en cuenta su origen o destino, en pública o privada.
Por la forma; en verbal o escrita.
Verbal
Toma este nombre cuando la certificación se la extiende por pedido expreso, a viva voz del peticionario; por esta razón el texto iniciara así:
A petición verbal del interesado:
Escrita
Es aquella que se respalda en una solicitud; el peticionario la pide no forma verbal, sino a través de un documento, por esta razón el texto iniciará de la siguiente manera:
A petición escrita del interesado:
En el concepto se mencionan tres aspectos que merecen explicación:
Hechos
El término hace referencia a realidades presentes de la persona a quien se extiende la certificación (trabajo)
Méritos
Son aquellos aspectos que se identifican con realidades actuales o pasadas y que tienen relación de valor, por merecimientos de una persona en situaciones diferentes como: trabajo, honorabilidad, conducta, desempeño social, deportivo, cultural, académico, administrativo, heroico, entre otros
Derechos
Se refiere a todo el aspecto que por ley o reglamentos tiene una persona, por ejemplo: estudio, estado civil, nombramientos, seminarios, asensos, instrucción, entre otros.
Usos
Además puede utilizarse en las siguientes situaciones:
  • Para confirmar que una persona es miembro de una institución u organización
  • Para informar la contribución económica a una organización
  • Para reclamar la aportación económica para el sustento de una persona
  • Certificar o dar fe del pago de dinero
  • Para confirmar cualquier información o dato verídico
Partes de la Certificación
  1. Encabezamiento
  2. Texto o cuerpo
  3. Lugar y fecha
  4. Firma
  5. Nombre
  6. Función administrativa
  7. Sello

    VÍDEO SOBRE LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA












LA CIRCULAR Y LOS ELEMENTOS QUE LO CONFORMAN


CIRCULAR
La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.
La circular es documento que por igual se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas.


Los Elementos que Componen a la Circular son:
Membrete
La palabra circular centrada en la parte superior del papel
Número o clasificación; este elemento se anota inmediatamente después de la palabra circular.
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Dirección; nombre o designación de los destinatarios.
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales
La circular puede ser interna y externa.
Sírvase observar el modelo No. 3 del anexo de este trabajo para un ejemplo claro de una circular. 




VIDEO SOBRE LA COMUNICACION INTERNA DENTRO DE UNA EMPRESA


QUE ES EL OFICIO Y LAS PARTES QUE LO CONFORMAN


OFICIO
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
 Partes
·                     Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.


·                     Nombre de Año
Es la denominación que se le da al año actual P.e. "Año de la Paz Mundial".
·                     Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
·                     Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
·                     Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a
Quien se dirige.
·                     Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
·                     Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
·                     Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
·                     "Tengo a bien comunicarle..."
·                     "Me es muy grato comunicarle..."
·                     "Tengo el honor de dirigirme..."
·                     Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
·                     Firma y pos firma
Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
Pos firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
·                     Iníciales
Al igual que en el memorándum, las iníciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
·                     Anexo
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
·                     Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.