LA CONVOCATORIA Y LOS ELEMETOS QUE LO CONFORMAN

CONVOCATORIA

Es el documento escrito o comunicacional en general a través del cual se cita a reunión a un determinado grupo de personas integrantes de una organización legalmente constituida o conformada de hecho para tratar asuntos específicos.

Es un escrito mediante el cual se llama o se convoca a una serie de personas para que acudan a una reunión. Puede ser dirigida a todos los integrantes de la empresa o solo a una parte de ellos, como puede ser el caso de la junta de accionistas.

Para celebrar una junta es condición indispensable convocar a sus asistentes por escrito, tarea que, naturalmente, deberá realizar la secretaria y organizar luego su adecuada distribución. Las convocatorias s atienden a un esquema general en el que caben múltiples variantes, pero para su correcta redacción deben cumplir una serie de requisitos.

Elementos de la convocatoria

Membrete de la empresa que hace la convocatoria

Fecha, hora y lugar de la reunión

Orden del día

Lugar y fecha de emisión de la convocatoria

Datos y dirección de la persona a la que se convoca

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CONCEPTO Y ELEMENTOS DEL MEMORANDUM

CONCEPTO DE MEMORANDUM

En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando. En plural el término es memorándums, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.

        La mayoría de las oficinas oficiales, ordenan la impresión de su formato en tamaño media carta. En él aparecen el membrete y la palabra MEMORANDUM ubicada en la parte central superior del papel. Su redacción es sencilla y breve, sólo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha esa puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida “Atentamente”, es interno. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorándum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotación de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el día, etc.

        Los elementos de memorándum son los siguientes:

Membrete
La palabra memorándum centrada

Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el texto
Fecha
Dirección
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales.

Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorándum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los trámites; la dirección se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc.

Recordamos que la utilización del memorándum es interna, es decir, sólo dentro de la empresa.


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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA COMUNICACION

Ventajas de la Comunicación

ü    La Comunicación Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la información en escritos para volverla a usar.

ü    Reflexión antes de Escribir. Podemos pensar  y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo.

ü    Se Registra la Información.

ü    Es Fuente de Consulta.  Como se entiende, esta comunicación siempre puede tener un uso posterior como medio de información ya que está escrita permanentemente.

Desventajas de la Comunicación

ü    No hay retroalimentación Inmediata. Es clara la diferencia entre la interactividad que hay en la comunicación escrita y verbal en cuanto a un aprendizaje inmediato.

ü    Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje. Como no existe una persona que explique el mensaje de la información o su contenido en esta como en la comunicación verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no sean los propuestos.

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CUALES SON LAS COMUNICACIONES INTERNAS

Carta Comercial. Antes que nada debemos definir el concepto de CARTA: es el papel escrito por medio del cual se comunican dos personas, para tratar un asunto determinado.

Memorándum. En la correspondencia el memorándum es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre común de este escrito es memorándum, pero se acepta el término memorando.

Circular. La circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual.

Memo parte. EL recado o memo parte es la manifestación más elemental de la comunicación escrita en el contexto administrativo.

Minuta. La  minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve y escueta que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma.

Acta. El acta es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados.  

Informe. Los informes son comunicados que pueden variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, ambos tienen como propósito el ayudar a las personas

Oficio. Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como.  Sociedades, sindicatos, clubes y otras.

Telegrama. El  telegrama recibe también el nombre de mensaje, y se transmite por hilos telegráficos, en comunicaciones terrestres en una misma ciudad o país, o en un mismo continente.

Curriculum Vitae. El Curriculum vitae es un escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito determinado.

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VIDEO LA HISTORIA DE LA COMUNICACION

ELEMENTOS Y SISTEMAS DE LA COMUNICACION

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN:

EMISOR: Fuente que elabora y emite el mensaje, que proporciona la información. Puede ser un individuo, un grupo social, un país, etc.

MENSAJE: Conjunto de códigos organizados por el emisor con una intencionalidad. El mensaje es el contenido de la comunicación. En el modelo, el mensaje lleva implícito su elaboración sobre la base de un sistema de signos que sirven de elementos portadores, comprende el tema la racionalización de lo que se dice en torno a ese tema y la forma en que se expresa.

CÓDIGO: Elementos que conforman el mensaje y que constituyen el conjunto de reglas de combinación pertenecientes a un sistema de señales específicas.

La codificación es un proceso a través del cual el emisor "prepara" el mensaje para que pueda ser comprendido por el sujeto. Para la preparación o codificación del mensaje se vale de sus conocimientos relacionados con las características del canal que va a emplear, las exigencias del público al que va a dirigirse, del lenguaje que va a utilizar, como de la cultura de quien lo va a recibir.

CANAL O MEDIO: Soporte físico en que se expresa o manifiesta el mensaje. El vehículo o medio que transporta los mensajes: memoranda, cartas, teléfono, radio, periódicos, películas, revistas, conferencias, juntas, etc.

RECEPTOR: El ente que recibe el mensaje. Es la persona que recibe la información, el individuo o grupo a los que se le proporcionan los mensajes.

RUIDO: Son factores que distorsionan la calidad de una señal. Podemos ampliar el significado que tenemos del ruido para incluir en cada uno de los componentes de la comunicación factores que puedan reducir la efectividad


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SISTEMAS DE COMUNICACIÓN

 

·                    FIBRA ÓPTICA.- es un conductor en forma de tubo muy delgado, puede transmitir gran cantidad de información

·                    LA RADIACCIÓN ELECTROMAGNÉTICA.- es una combinación de campos eléctricos y magnéticos

·                    COMUNICACIÓN POR CABLE.- el telégrafo óptico

·                    COMUNICACIÓN INALÁMBRICA.- la radio analógica

·                    COMUNICACIÓN VÍA SATÉLITE.- los satélites de comunicación son capaces de transmitir y recibir señales

·                    COMUNICACIÓN POR TELÉFONO MÓVIL

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CARACTERISTICAS DE LA COMUNICACION

La comunicación es un peculiar modo de compartir. La peculiaridad consiste en que se trata de un compartir sin pérdida: lo que se comparte en la comunicación se sigue poseyendo, no se pierde. Lo que se comparte son contenidos de conciencia: conocimientos, sentimientos, etc. Compartir sin pérdida no es lo único que caracteriza a la comunicación, pero a partir de esa idea podemos obtener bastantes claves para perfilar con mayor nitidez el concepto: compartir sin pérdida implica, por una parte, que la comunicación es una realidad en sí misma social, esto es, exige la existencia de aquel con quien se comparte; y, por otra, implica la capacidad de transformar el mundo en conocimiento expresable de manera que pueda ser compartido: esto es, capacidad de producir símbolos. La comunicación tiene unas características esenciales, sin las cuales no podríamos afirmar su existencia. Son características no sólo de la comunicación en abstracto, sino de cualquier situación de comunicación, es decir, de la comunicación que se da en la vida cotidiana.

Cinco son las características esenciales de la comunicación:

1.                   Es humana

2.                   Es social

3.                   Es referencial

4.                   Es compleja

5.                   Se da en presente vivido

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