OFICIO
El oficio
es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de
agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.
Partes
·
Membrete
Es el primero.
Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
·
Nombre de Año
Es la
denominación que se le da al año actual P.e. "Año de la Paz Mundial".
·
Lugar y fecha
Es la primera
parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el
año en curso.
·
Numeración
En esta parte
se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio
con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una línea
oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras
mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
·
Destinatario
Es la parte que
abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el nombre
completo, el cargo y el lugar de la persona a
Quien se
dirige.
·
Asunto
Es la cuarta
parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos
puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se
explicará en el cuerpo.
·
Referencia
Es la quinta
parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
En algunos
casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones,
directivas o convenios.
·
Cuerpo o texto
Es la parte
central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación,
en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones
para iniciar el texto, tales como:
·
"Tengo a
bien comunicarle..."
·
"Me es muy
grato comunicarle..."
·
"Tengo el
honor de dirigirme..."
·
Despedida
En la despedida
debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas
como:
Hago propicia
la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
·
Firma y pos
firma
Firma: Se
escribe la rúbrica a mano.
Pos firma: Se
coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el
cargo que le distingue, más el sello respectivo.
·
Iníciales
Al igual que en
el memorándum, las iníciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y,
en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
·
Anexo
Aquí se indica
la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas,
programas, etc.
·
Distribución
Se usa,
generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.
La
circular es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente
un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa
por igual. 
Asunto;
que es un breve resumen de lo que contiene el texto
