ELABORACION DE UNA ACTA EN LA EMPRESA


Objetivos
Establecer y unificar los requisitos para la elaboración de actas.
Actas
Documento en que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.


TÍTULO
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
NUMERACIÓN
En las actas de comités internos puede iniciarse la numeración cada año.
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
El encabezado se sitúa a 3 cms. del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número correspondiente separados por un guión. En la misma línea, contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni de la abreviatura (N°).
Ejemplo:
Margen izquierdo Margen derecho
Reunión de Sección – Acta 002
PRESENTACIÓN
  • Las actas se pueden presentar en hojas sueltas con membrete.
  • Se redactan en tiempo pasado.
  • Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
  • El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico, tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
  • La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Para las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO
Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda.
Ejemplo:
ACTA 001
Nota: se suprime el símbolo número (#) o la abreviatura (N°)
FECHA
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes y año) separados por coma (,).
Ejemplo:
FECHA: Pereira, 23 de enero de 2009




HORA
Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se anota la hora de inicio y de finalización en formato de 24 horas.
Ejemplo:
HORA: De las 09:15 a las 10:25 horas
LUGAR
Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al frente se anota el sitio de la reunión.
Ejemplos:
LUGAR: Rectoría
LUGAR: Sala de Maestros 
ASISTENTES
Contra el margen izquierdo a dos interlíneas del lugar se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por apellidos.
Ejemplo en orden jerárquico:
ASISTENTES: Padre Alejandro Vásquez, Rector
Alejandro A. Mesa, Coordinador Académico
Nota: el tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.
Ejemplos de igual jerarquía:
ASISTENTES: Rubén Acosta Z.
Patricia Campos P.
Rosa Restrepo V.
ASISTENTES: Mauricio Álvarez, Jefe de Departamento
Gloria Patricia Álzate, Jefe de Departamento
Soraida Cano Ríos, Jefe de Departamento
Representaciones: en la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una persona lleva la representación de otra.
Ejemplo:
ASISTENTES: Mario Restrepo en representación de
Alberto González, Vocal
INVITADOS
A continuación de la lista de asistentes a dos interlíneas del último nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación sencilla.


AUSENTES
Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra ausentes, si los hay, a dos interlíneas del último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Ejemplo:
AUSENTES: Pedro Páez, Secretario (con justificación)
Javier Suárez, Delegado (sin justificación)
ORDEN DEL DÍA
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con mayúscula sostenida se escribe ORDEN DEL DÍA seguido de dos puntos (:). A dos interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.
DESARROLLO
Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:).
A dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.
El tema puede ser Verificación del quórum, discusión y aprobación del acta anterior. En el tema “Discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue aprobada o se anotan las modificaciones que se presenten.


FIRMA, NOMBRE Y CARGO
El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón hacia la derecha.
Ejemplo:
P. ANDRÉS VALENCIA HENAO JUAN PABLO RESTREPO
Rector Secretario
En caso de varios firmantes (Consejo Directivo), sus nombres se escriben a cuatro interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la última se centra.