Objetivos
Establecer
y unificar los requisitos para la elaboración de actas.
Actas
Documento
en que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.
TÍTULO
Toda
acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe
aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
NUMERACIÓN
En
las actas de comités internos puede iniciarse la numeración cada
año.
PÁGINAS
SUBSIGUIENTES
El
encabezado se sitúa a 3
cms.
del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayúscula
inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el
número correspondiente separados por un guión. En la misma línea,
contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin
precederlo del símbolo (#) ni de la abreviatura (N°).
Ejemplo:
Margen
izquierdo Margen derecho
Reunión
de Sección – Acta 002
PRESENTACIÓN
- Las actas se pueden presentar en hojas sueltas con membrete.
- Se redactan en tiempo pasado.
- Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
- El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico, tampoco debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
- La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Para
las páginas subsiguientes se utiliza papel de la misma calidad,
color y tamaño
DENOMINACIÓN
DEL DOCUMENTO Y NÚMERO
Después
del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en
mayúscula sostenida centrada y a continuación el número
consecutivo que le corresponda.
Ejemplo:
ACTA
001
Nota:
se suprime el símbolo número (#) o la abreviatura (N°)
FECHA
Contra
el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del
documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha
realizado la reunión y la fecha completa (día, mes y año)
separados por coma (,).
Ejemplo:
FECHA: Pereira,
23 de enero de 2009
HORA
Contra
el margen izquierdo a dos interlíneas de la fecha se digita la
palabra HORA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al
frente se anota la hora de inicio y de finalización en formato de 24
horas.
Ejemplo:
HORA: De
las 09:15 a las 10:25 horas
LUGAR
Contra
el margen izquierdo a dos interlíneas de la hora se anota la palabra
LUGAR en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:).
Al
frente se anota el sitio de la reunión.
Ejemplos:
LUGAR: Rectoría
LUGAR:
Sala de Maestros
ASISTENTES
Contra
el margen izquierdo a dos interlíneas del lugar se escribe la
palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
(:). Al frente se escribe la relación de nombres con mayúscula
inicial, a interlineación sencilla. El cargo que desempeña cada uno
en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden
jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía,
en orden alfabético por apellidos.
Ejemplo
en orden jerárquico:
ASISTENTES:
Padre Alejandro Vásquez, Rector
Alejandro A. Mesa, Coordinador Académico
Nota:
el tratamiento es opcional; su uso u omisión se aplica a todos.
Ejemplos
de igual jerarquía:
ASISTENTES: Rubén
Acosta Z.
Patricia Campos P.
Rosa Restrepo V.
ASISTENTES: Mauricio
Álvarez, Jefe de Departamento
Gloria Patricia Álzate, Jefe de Departamento
Soraida Cano Ríos, Jefe de Departamento
Representaciones:
en la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una persona
lleva la representación de otra.
Ejemplo:
ASISTENTES: Mario
Restrepo en representación de
Alberto
González, Vocal
INVITADOS
A
continuación de la lista de asistentes a dos interlíneas del último
nombre se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula
sostenida seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo. Los
nombres se escriben con mayúscula inicial, a interlineación
sencilla.
AUSENTES
Contra
el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
(:) se anota la palabra ausentes, si los hay, a dos interlíneas del
último nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada
o no.
Ejemplo:
AUSENTES: Pedro
Páez, Secretario (con justificación)
Javier
Suárez, Delegado (sin justificación)
ORDEN
DEL DÍA
Contra
el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con
mayúscula sostenida se escribe ORDEN DEL DÍA seguido de dos puntos
(:). A dos interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los
temas motivo de la reunión con mayúscula inicial, identificándolos
con números arábigos.
DESARROLLO
Contra
el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con
mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos
puntos (:).
A
dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo se
inicia el primer tema identificándolo con número arábigo.
A
dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del
texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre
renglones y doble entre párrafos.
El
tema puede ser Verificación del quórum, discusión y aprobación
del acta anterior. En el tema “Discusión y aprobación del acta
anterior” se indica si fue aprobada o se anotan las modificaciones
que se presenten.
FIRMA,
NOMBRE Y CARGO
El
nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula
sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro renglones a partir de
la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación
sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
Los
nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera
que el de mayor jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que
le sigue en el mismo renglón hacia la derecha.
Ejemplo:
P.
ANDRÉS VALENCIA HENAO JUAN PABLO RESTREPO
Rector Secretario
En
caso de varios firmantes (Consejo Directivo), sus nombres se escriben
a cuatro interlíneas uno del otro, distribuidos por pares. Si el
número de firmas es impar, la última se centra.