HOJA DE CALCULO CALC.
ARGUMENTACION
El
argumento pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO,
matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen
varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en
filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante
de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de
error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de
coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la
referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila
3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el
mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que
no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y
el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o
los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones.
Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la
función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus
argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR (y aparecerá la información. La
información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.
ANALISIS
LA HOJA DE CÁLCULO
CONCEPTOS FUNDAMENTALES:
o HOJA DE CÁLCULO: es una herramienta que
permite realizar cálculos u operaciones matemáticas, estadísticas financieras y
de tabla de base de datos. También se pueden crear y extraer gráficos de las
hojas de trabajo realizadas.
o RANGO: conjunto contiguo de
celdas. Se identifica mediante la localización de la esquina superior izquierda
y de la esquina inferior derecha y se expresa separando ambas localizaciones con
dos puntos, ejemplo (A1:C5).
o CELDA: Intersección de una columna
con una fila. Cada uno de los rectángulos que forman la hoja de cálculo.
o RECÁLCULO: volver a calcular todas las
fórmulas en las que aparezca un factor cuando se modifica éste.
o FÓRMULAS: conjunto de operadores y
operandos que realizan una determinada operación.
o NÚMEROS: valores con los que se va a
operar.
o TEXTO: cadena de caracteres.
o FÓRMULA PREDEFINIDA: formulas que forman parte
de la hoja de cálculo y que realizan los cálculos de una manera más rápida y
sencilla.
o LIBRO DE TRABAJO: conjunto de hojas de
cálculo, gráficos y macros que se guardan bajo un mismo nombre. Cada libro
puede tener hasta 256 hojas.
o ASISTENTE DE GRÁFICOS: herramienta que ayuda en la
elaboración de gráficos.
TIPOS DE DATOS:
Generalmente
se sigue un orden para introducir los datos: primero los rótulos, a
continuación los números para el cálculo y por último las fórmulas que realicen
dicho cálculo. Para introducir cualquier tipo de dato se hace lo siguiente; se
selecciona la celda, se introduce el dato y se acepta pulsando intro o la marca
verde de la barra de fórmulas.
Si
el dato es texto se alinea a la izquierda de la celda y podremos
cambiar la alineación de texto (seleccionamos la celda, vamos a formato,
alineación de celdas, elegimos la alineación deseada y pulsamos aceptar). Si el
texto es mas largo que la celda se seguirá escribiendo en ella aunque solo
veamos el principio del texto.
Los
números se alinean automáticamente a la derecha.
La
formulas se introducen activando = en una casilla y a
continuación introducimos la fórmula.
Tipos de datos:
§ Texto o rótulos.
§ Números.
§ Fórmulas.
§ Funciones.
§ Fechas y horas.
Las
funciones pueden considerarse como herramientas disponibles para la
ejecución de operaciones de una forma abreviada.
En
la barra de herramientas estándar aparece el botón de auto-suma ["],
equivalente a la función [=SUMA (:)] que permite sumar de forma
automática el rango de las celdas situado por encima o ala izquierda de la
celda activada.
Las
fechas y horas pueden ir en una misma celda archivada simultáneamente
siempre y cuando ambos formatos vayan separados por un espacio en blanco.
OPERACIONES CON RANGOS.
Para
mover, copiar o borrar celdas es necesario activar previamente el rango. Hay
dos maneras de efectuar operaciones:
·
Mediante
el menú edición: eligiendo las opciones cortar, pegar, copiar y eliminar. Para
mover el rango se selecciona la opción cortar del menú edición,
nos situamos en la celda donde queramos ponerlo y le damos a la opción pegar
del menú edición.
Si
queremos borrar un rango lo seleccionamos y escogemos eliminar del menú edición.
·
Utilizando
el ratón: para mover un rango, seleccionamos el rango que queramos mover,
colocamos la flecha del ratón sobre el borde del rango seleccionado y pulsamos
el botón izquierdo, sin soltarlo arrastramos hasta donde queramos situarlo.
Para
copiar un rango en otra parte de la hoja seleccionamos el rango, pulsamos
control y arrastramos el rango a donde queramos copiarlo. Para borrarlo lo
seleccionaremos y pulsaremos la tecla <supr>, todos los datos se
eliminarán.
TRANSPONER FILAS POR COLUMNAS O
COLUMNAS POR FILAS.
Algunas
veces puede ocurrir que hayas escrito la información en una fila y
posteriormente te des cuenta de que deberías haberla colocado en una columna o
viceversa. Excel permite transponer el contenido de las filas por columnas, por
medio del comando “pegado especial”
Para
transponer filas por columnas o viceversa no puedes usar la orden cortar, debes
usar la orden copiar para habilitar el comando pegado especial.
Una
vez realizada la transposición debes borrar la información de las celdas
originales.
PASOS:
o Seleccionas las celdas que
quieres transponer.
o Hacer clic en el botón copiar
o Seleccionamos la celda
superior izquierda del área donde queremos pegar que debe estar fuera del área
de copia.
o Le damos a edición
y a pegado especial.
o Activamos la caja transponer.
o Hacemos clic en el botón aceptar.
o Para borrar el contenido de
las celdas originales las seleccionamos y le damos a la tecla suprimir.
VARIACIONES DEL ASPECTO DE UNA HOJA DE
CÁLCULO.
Después
de crear una hoja de cálculo se pueden introducir una seria de cambios, de
manera que ésta tenga un aspecto claro y legible.
·
Insertar filas y columnas.
o Seleccionamos una fila o
columna.
o Elegimos el menú insertar,
la opción celdas, filas o columnas. Las filas y columnas se insertan
automáticamente pero las celdas hay que escoger el modo en que se desean
insertar. La nueva fila se insertará por encima de la seleccionada, y las
columnas a la izquierda.
·
Sombrear celdas o rangos.
o Se selecciona el rango o
celda.
o Elegimos
formato-celdas-tramas.
o Seleccionamos el tipo de
sombreado.
o Pulsamos aceptar.
·
Cambiar el tamaño de las celdas:
o Es hacer las columnas más
anchas o las filas más altas, para ello se selecciona formato- columna o
fila-las opciones alto o ancho. Si no se selecciona un rango afecta a
todo, pero solo afecta a un rango si lo hemos seleccionado previamente.
OCULTAR O MOSTRAR COLUMNAS:
Para
ocultar una columna:
o Activamos una celda de la
columna
o Ejecutamos formato-columna-ocultar,
o bien arrastramos el separado hacia la izquierda hasta llegar al filo de la
columna anterior.
Para
volver a mostrar la columna ocultada: seleccionamos la fila entera y ejecutamos
formato-columna mostrar. Si después de ejecutar el comando mostrar no
visualizamos la columna, arrastraremos su separador hacia la derecha.
FORMATO DE CELDAS.
Cuando
se empieza a trabajar en una hoja de cálculo hay que tener en cuenta el formato
de los números, el tipo de letra, el realzado, etc... Se puede trabajar en
formato estándar y luego hacer las transformaciones pertinentes.
·
Formatos para texto: seleccionamos el menú formato-celda y número
de dentro del cuadro de diálogo. Analizamos las opciones: números simples,
datos bancarios, porcentajes, horas, fechas... Escogemos el que necesitemos y
pulsamos aceptar. Si ningún formato es apropiado podemos crear uno propio pulsando
la opción personalizada.
·
Formato de texto o tipos de letra: seleccionamos las celdas
cuyo texto queremos cambiar elegimos formato-celda-fuente.
Analizamos las opciones del cuadro, tipos y tamaños de letra y de realzado
(cursiva, negrita...). Elegimos el que deseemos y pulsamos aceptar.
CORRECIÓN DE ERRORES DESPUÉS DE VALIDAR
LA ENTRADA.
Si
después de haber validado una entrada nos damos cuenta de que hay un error, no
es necesario volver a escribir la información, se puede corregir el error se la
siguiente forma:
·
Hacemos
clic en la celda que contiene el error para activarla.
·
Hacemos
clic en la barra de fórmulas en la posición que contiene el error.
·
Corregimos
el error.
·
Una
vez corregido el error validamos la entrada. Si tenemos que borrar caracteres
pulsamos la tecla suprimir para borrar el carácter de la derecha del punto de
inserción, y retroceso para borra el carácter de la izquierda del punto de
inserción.
Si
deseamos reemplazar el contenido de una celda por otro distinto haremos clic en
la celda, escribimos el número o valor, y validamos la entrada.
LIBRO DE TRABAJO.
Excel
trabaja con un conjunto de hojas que junto con gráficos y macros forman el
libro de trabajo. Con ellos se permite desarrollar tareas más avanzadas como
trabajar con varias hojas al mismo tiempo o realizar gráficos estadísticos,
imprimir todos los trabajos...
10. UTILIZACIÓN DE VARIAS HOJAS.
Todas
las operaciones se hacen en una sola hoja de cálculo pero se pueden hacer sobre
varias simultáneamente. En la parte inferior de la pantalla tenemos una serie
de etiquetas en las que pone Hoja1, Hoja2... hay que situar el ratón en la que
quieras activar y hacer clic en ella.
Si
vamos a utilizar varias hojas con las mismas estructuras pero con distintos
datos, tendremos que copiar en todas las páginas la estructura que creemos en
la primera página:
·
Seleccionamos
las celdas que queramos repetir en todas las hojas.
·
Pulsamos
edición-copiar.
·
Activamos
la hoja donde la vamos a copiar, seleccionamos el sitio donde la pegaremos.
·
Seleccionamos
edición-pegar, y aparecerá pegado en la otra hoja.
11. TIPOS DE GRÁFICOS.
Una
vez creada la hoja y calculados los valores deseados, podemos representarlo
gráficamente mediante un gráfico que nos ayude a visualizar los resultados.
Existen
numerosos tipos de gráficos divididos en dos tipo:
·
Estándar: columnas, barras, líneas, circular, dispersión, áreas, anillos,
radial, superficie, burbujas, cotizaciones, cilíndrico, cónico y piramidal.
·
Personalizados: áreas, 3D, barras, rústico, circular azul, columnas
en gris, líneas y columnas, logaritmos, tubos, etc.
La
manera de crear un gráfico es utilizar el asistente de gráficos que nos
indicará encada momento la información que necesita para crearlo. Se pueden
crear como parte de la hoja de cálculo o en una hoja independiente en el mismo
libro de trabajo.
Los
pasos son los siguientes:
selecciona los rangos que quieres representar
(también texto de los ejes)
seleccionamos el asistente de gráficos.
escogemos el tipo de gráfico y pulsamos siguiente.
comprobamos que el rango es el seleccionado
para la representación y pulsamos siguiente o cancelar.
aparece otro cuadro, introducimos el nombre
del gráfico, de los ejes, la localización de la leyenda... pulsamos siguiente.
elegimos si queremos poner el gráfico en la
misma hoja o en una hoja independiente, y pulsamos terminar.
Microsoft
Excel consta de hojas para realizar cálculos. Una hoja de cálculo es como una
hoja de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas que
guardan datos. Los datos pueden ser número o texto que se introducen; calculan
los valores de las fórmulas basados en los otros números.
Se puede utilizar las hojas para almacenar datos numéricos y luego utilizar las
herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con los datos, las
cuales se pueden ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos
fácilmente utilizando la ayuda de Microsoft Excel.
Determinamos cómo realizar una hoja de cálculo
mediante la utilización de la barra de herramientas; introducir datos en las
celdas, cómo eliminar las celdas que no fueran necesarias y a deshacer los
cambios realizados en las fórmulas que se encontraban dentro de las celdas.
VIDEO SOBRE LA HOJA DE CALCULO